Na contabilidade para postos de combustíveis existem algumas particularidades que precisam de maior atenção por parte do administrador. Essas particularidades tornam a contabilidade mais detalhada, atendendo às exigências da legislação. Entre elas, podemos destacar as seguintes:
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LMC – Livro de Movimentação de Combustíveis
O LMC é um registro obrigatório para a contabilidade para postos de combustíveis, atendendo exigências legais. No livro devem ser anotadas todas as compras e vendas realizadas diariamente, com informações claras e precisas, que devem ser arquivadas por um prazo de 5 anos.
Na ocorrência de uma fiscalização e na falta do LMC, o posto pode ser interditado pela ANP – Agência Nacional do Petróleo e, além do prejuízo financeiro, o estabelecimento também terá danos para sua imagem.
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PIS e COFINS
Na contabilidade para postos de combustíveis, o PIS e o COFINS, impostos federais de cunho social, são calculados de forma diferente, com um regime estabelecido pela Lei 10.865/04, tornando o fabricante ou importador responsável pelo ônus tributário.
Com relação aos lubrificantes e acessórios, o recolhimento desses impostos é de responsabilidade do próprio posto de combustível, embora essa obrigação possa ser atribuída ao fabricante, dependendo do regime tributário escolhido pelo empresário, ou seja, Lucro Real ou Lucro Presumido.
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SPED Fiscal
O SPED Fiscal é o Sistema Público de Escrituração Digital, consistindo em um arquivo digital contendo dados sobre a apuração de todos os impostos, como, por exemplo, o IPI e o ICMS (Imposto sobre Produtos Industrializados e Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
A implantação do sistema é obrigatória, fazendo com que a fiscalização seja mais eficiente e, portanto, a contabilidade para postos de combustíveis deve gerar um arquivo mensal, demonstrando o pagamento desses impostos.
O ICMS é um imposto que incide sobre os combustíveis e a utilização do SPED Fiscal, dessa forma, deve ser respeitada. Havendo as informações corretas, o posto poderá se beneficiar de isenções fiscais, participando de projetos sociais.
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NFC-e
A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, ou NFC-e, é um documento eletrônico que passou a ser usado em lugar das notas fiscais de venda ao consumidor, o antigo modelo 2, e dos cupons fiscais emitidos pela impressora fiscal (EFC).
A emissão da NFC-e se tornou obrigatória para os postos de combustíveis na maior parte dos estados brasileiros, permitindo maior agilidade nas transações, além de redução de custos com papel.
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eSocial
A contabilidade para postos de combustíveis deve dar especial atenção às obrigações trabalhistas, principalmente com a implantação do novo sistema pela Receita Federal. A necessidade é direcionada para todas as empresas, sendo também obrigatória no caso de revenda de combustíveis.
O eSocial vem sendo gradualmente implantado, reunindo todas as informações sobre empregados, desde os dados de movimentação até as obrigações acessórias obrigatórias, como o CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados e a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
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SPED Contábil
Da mesma forma que o SPED Fiscal, o SPED Contábil é obrigatório, entregando, de forma padronizada, todas as informações para a Receita Federal, permitindo cruzamento de dados e reduzindo o uso de papéis.
O programa pode ser usado para prestar informações sobre o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Sobre o Lucro Líquido (CSLL), tendo como base o Lucro Real ou o Lucro Presumido.
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LALUR – Livro de Apuração do Lucro Real
O LALUR é obrigatório para empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Real, informando o valor dos impostos que a contabilidade para postos de combustíveis gera para recolhimento.
O livro, atualmente, tem a sua versão eletrônica, juntamente com o SPED Contábil, agilizando a remessa de informações, devendo ser ajustado anual ou trimestralmente, dependendo do regime tributário adotado.
Principais erros cometidos na contabilidade para postos de combustíveis
Os controles digitais implantados pela Receita Federal possibilitam manter a contabilidade para postos de combustíveis dentro dos padrões exigidos, evitando que se cometam os principais erros decorrentes de escrituração, como, por exemplo:
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Pagamento de impostos
A contabilidade para postos de combustíveis deve gerar os impostos de forma correta e fazer o seu recolhimento das datas determinadas. Os lançamentos precisam ter como base informações consistentes, principalmente com relação às obrigações trabalhistas que, com a implantação do eSocial, podem gerar multas e sanções para a empresa.
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Guarda dos documentos
Os documentos do posto de combustíveis devem ser guardados de acordo com as orientações legais. Quando tudo está devidamente arquivado, é possível fazer consultas mais rápidas, evitando problemas com a Receita Federal e com outros órgãos de fiscalização.
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Arquivos informatizados
A informatização dos arquivos possibilita evitar muitos erros na contabilidade para postos de combustíveis. Mantendo o procedimento é possível evitar multas ou gastos imprevistos.
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Respeito aos princípios contábeis
Alguns erros na contabilidade para postos de combustíveis podem ser evitados respeitando-se os princípios contábeis internacionais, adotados pela contabilidade no Brasil, evitando ocasionar problemas, principalmente com relação ao patrimônio da empresa.
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Cálculos errados
Em qualquer empresa podem ocorrer erros de cálculos, principalmente com relação a impostos. O responsável pela administração deve contar com a assessoria de um contador especializado, com conhecimentos específicos sobre a atividade.
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Erros na emissão de notas fiscais eletrônicas
Falhas durante a emissão de notas fiscais eletrônicas podem ocorrer, devendo haver a atenção necessária para não trazer prejuízos para a empresa. Um dos erros mais comuns é informar números errados de CNPJ ou de Inscrição Estadual, além da classificação de produtos. O preenchimento correto das informações só pode trazer benefícios para a empresa.
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Controle do estoque de combustíveis
A coleta de dados na contabilidade para postos de combustíveis deve estar sempre correta, utilizando os controles auxiliares e, nesse caso, é preciso manter o LMC preenchido diariamente e da forma correta.
O posto de combustíveis pertence a uma atividade considerada estratégia e, em razão disso, todas as exigências devem ser cumpridas, fazendo todas as anotações necessárias e garantindo que a empresa está cumprindo com suas obrigações fiscais.
Na contabilidade para postos de combustíveis, o empresário precisa do apoio e da assessoria de um escritório eficiente, evitando descumprir qualquer regra determinada pela legislação, tornando sua empresa eficiente não apenas com sua atividade, mas também com as exigências legais.
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