Na gestão do seu posto de combustíveis tudo se torna mais simples quando o administrador elabora um checklist para verificar todas as condições de funcionamento e de administração.
O checklist deve conter todos os itens que precisam ser monitorados no dia a dia da empresa, oferecendo, assim, todas as informações necessárias para seu bom funcionamento. Basicamente, os itens a serem analisados são os seguintes:
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Controle de movimentação de estoque
Uma das principais tarefas para a boa gestão do seu posto de combustíveis é o controle de movimentação do estoque. Nesse item é preciso considerar os produtos que precisam ser repostos, os mais vendidos e os que devem ser colocados em promoção para estimular a rotatividade.
Mantendo o controle de movimentação do estoque o administrador poderá investir apenas o necessário, evitando excesso de suprimentos através de alguns indicadores:
- Giro de estoque, onde poderá ser identificado o retorno do investimento em produtos através das vendas;
- Cobertura do estoque, calculando o tempo necessário para compra de novos itens;
- Atendimento ao cliente, onde se pode verificar as vendas perdidas em razão de falta de produtos, estabelecendo meios para suprir o estoque.
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Controle de documentos fiscais
Os documentos fiscais são de essencial importância para a gestão do seu posto de combustíveis. Com o controle e organização desses documentos, o estabelecimento terá melhores condições de atender a fiscalização, a contabilidade e qualquer tipo de auditoria.
O setor de combustíveis é um dos mais visados pela fiscalização e a falta de qualquer documento pode gerar multas e outras sanções, prejudicando o resultado financeiro da empresa.
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Controle de fornecedores
O controle de fornecedores é um dos itens básicos para a gestão do seu posto de combustíveis. Para oferecer um atendimento de qualidade é essencial que os fornecedores atendam dentro do prazo estabelecido, evitando redução nas vendas.
Com uma equipe de fornecedores eficientes, o posto de combustíveis sempre terá condições de atender às necessidades de seus clientes.
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Demandas sazonais
Como qualquer estabelecimento comercial, o posto de combustíveis também passa por demandas sazonais, quando determinados produtos são mais consumidos.
Com a utilização do checklist para gestão do seu posto de combustíveis é possível prever a necessidade de maior quantidade dos produtos em período de férias ou em feriados prolongados, por exemplo.
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Controle de fluxo de caixa
Um dos principais controles na gestão do seu posto de combustíveis é o financeiro. Manter o controle do fluxo de caixa, embora não seja uma tarefa das mais simples, é uma necessidade diária.
Através do fluxo de caixa é possível saber exatamente a situação financeira do estabelecimento, mantendo o controle diário e a previsão de contas a pagar ou receber, se for o caso. Ao mesmo tempo, é uma atividade que possibilita planejar novos investimentos para a melhoria do posto de combustíveis.
O fluxo de caixa mantido sob controle diário, além disso, oferece todas as informações sobre a performance financeira da empresa e evita que ocorram atrasos em pagamentos que possam gerar juros e multas.
Temos mais assuntos sobre Posto de gasolina, confira: Fluxo de caixa livre: Aprenda a calcular de forma correta em seu posto de combustíveis
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Manter a gestão ambiental
Uma das responsabilidades de um posto de combustível é a manutenção de uma política de gestão ambiental que reduza ou elimine qualquer risco de poluição ou de contaminação do ambiente. Com equipamentos em ordem e com a manutenção preventiva o estabelecimento poderá evitar vazamento de combustível ou riscos com explosões.
A gestão do seu posto de combustíveis será muito mais eficiente com a verificação periódica de bombas e válvulas e cm um plano de contenção de danos, impedindo que possa ocorrer qualquer acidente de maior proporção.
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Padronização dos processos
A organização e gestão do seu posto de combustíveis pode ser muito mais fácil com a padronização de processos. O sistema padronizado estabelece determinadas práticas de atuação que possibilitam atendimento mais rápido e eficiente, fazendo com que as operações se tornem mais seguras.
Para conseguir implantar uma padronização eficiente, toda a equipe de pessoal deve ser treinada em todas as atividades, desde a operação de bombas até a prestação de serviços agregados, oferecendo aos clientes o melhor atendimento.
O posto de combustíveis, além disso, deve contar com avisos informativos, destacando algumas proibições, como, por exemplo, a utilização de aparelhos celulares próximo das bombas ou fumar no local.
Os funcionários também devem ser treinados para a abordagem do cliente com relação aos riscos, oferecendo maior segurança no estabelecimento.
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Controle dos combustíveis
Na gestão do seu posto de combustíveis, um item que não pode faltar no checklist é o controle dos combustíveis. Essa é a principal mercadoria oferecida aos clientes e o administrador deve estar sempre atento para fazer novas solicitações sempre que os níveis estiverem reduzidos.
Quando um reabastecimento é solicitado com atraso, o estabelecimento corre o risco de passar por diversos problemas de logística, entre eles o atraso na entrega. Portanto, é essencial manter uma projeção da oferta e da demanda para garantir que os clientes estejam sempre atendidos.
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Medidas de segurança
Estabelecimentos como postos de combustíveis são os mais visados pela criminalidade, principalmente quando trabalham 24 horas e estão em locais mais desertos.
A gestão do seu posto de combustíveis não pode prescindir de medidas de segurança, com a utilização de equipamentos, alarmes e câmeras. O monitoramento por uma empresa de segurança evita que ocorrências criminosas possam ocorrer, garantindo que os clientes e funcionários não corram qualquer risco.
O checklist e sua eficiência na gestão do seu posto de combustíveis
Com o checklist para a gestão do seu posto de combustíveis será possível administrar com muito mais eficiência o estabelecimento, identificando o que precisa ser feito e o que está correndo dentro dos níveis exigidos para que a empresa não tenha qualquer tipo de problema administrativo.
Os itens que apresentamos são apenas exemplos daquilo que pode ser aplicado, podendo ser adaptado para cada tipo de empresa de acordo com suas necessidades específicas. Dessa forma, a gestão do seu posto de combustíveis se torna mais simples e garante a sustentabilidade do empreendimento.
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