O Livro de Movimentação de Combustíveis, ou LMC, é o principal documento exigido aos postos de combustíveis para registro de entrada e de saída dos combustíveis comercializados, servindo também para o controle de apuração e arrecadação do ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
Instituído pela Portaria DNC n° 26, de 1992, o Livro de Movimentação de Combustíveis é uma exigência dos órgãos de fiscalização, atendendo as determinações da ANP – Agência Nacional do Petróleo.
Para os postos de combustíveis é uma exigência legal, devendo o proprietário ou administrador seguir as determinações e, além disso, ainda manter o documento arquivado por pelo menos 5 anos. Em casos de fiscalização, a ausência desse documento pode inclusive acarretar a interdição do estabelecimento.
No próprio estabelecimento, o Livro de Movimentação de Combustíveis deve apresentar os últimos seis meses de movimentação, havendo a necessidade de estar disponível para a fiscalização do DNC – Departamento Nacional de Combustíveis. Os arquivos relativos aos últimos 5 anos podem ser mantidos no próprio escritório de contabilidade, devendo ser apresentados quando solicitado.
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A não apresentação do livro ou a apresentação contendo qualquer irregularidade pode implicar diversas sanções para o estabelecimento. Entre elas, podemos destacar as seguintes:
- Notificação para apresentação escriturado de forma correta no prazo de 24 horas;
- Autuação, no caso de não cumprimento do prazo, juntamente com notificação para que seja apresentado ao DNC no prazo de 10 dias úteis;
- Interdição do estabelecimento sem prejuízo de outras penalidades cabíveis, com lacre dos equipamentos de abastecimento de combustíveis quando não apresentada a declaração no prazo estabelecido, ou quando apresentada com dados irregulares. Quando o proprietário do posto de combustíveis não apresentar o LMC no prazo determinado, a interdição é feita em todos os equipamentos de abastecimento.
Quando for constatada perda do estoque físico de combustíveis superior a 0,6%, independentemente de notificação, cabe ao posto fazer o levantamento e apurar as causas. Assim, por exemplo, se for detectado um vazamento de combustíveis no meio ambiente, o administrador deve providenciar o reparo dos equipamentos, cabendo a responsabilidade pelo reparo ao proprietário, no caso de serem consignados.
Como deve ser preenchido o Livro de Movimentação de Combustíveis
O Livro de Movimentação de Combustíveis deve ser preenchido diariamente. Como se trata de um registro de entradas e saídas, é necessário anotar o combustível proveniente dos fornecedores, com os valores de combustíveis vendidos e o estoque remanescente em cada dia.
O registro correto da movimentação de combustíveis atende ainda a apuração e arrecadação do ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.
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A Portaria DNC n° 26/1992 instituiu o Livro de Movimentação de Combustíveis para que sejam feitos os registros de estoques e de movimentação de compra e venda de combustíveis pelo posto revendedor.
A portaria apresenta uma instrução normativa como anexo, estabelecendo as regras para o preenchimento do LCM, que deve seguir fielmente as recomendações detalhadas.
Em 2004, foram introduzidas algumas modificações na portaria, alterando seus dois primeiros artigos. O instrumento utilizado para proceder as alterações foi a Resolução NP n° 23/2004, que ratificou os demais artigos da antiga portaria.
Entre as mudanças aplicadas em 2004 para o preenchimento do Livro de Movimentação de Combustíveis, as principais foram a determinação de preenchimento obrigatório e diário, a permanência no posto de combustíveis dos registros realizados nos últimos 6 meses, ficando disponíveis para a fiscalização, e a manutenção em arquivo dos registros dos últimos 5 anos de atividade do estabelecimento.
O descumprimento da portaria implica na notificação, autuação e aplicação das penalidades legais, devendo o proprietário ser responsável não somente pelas anotações diárias, mas também pela observação constante do estoque disponível, evitando qualquer ocorrência de vazamento.
Dicas para o preenchimento do Livro de Movimentação de Combustíveis
O preenchimento do Livro de Movimentação de Combustíveis deve seguir as regras da Portaria, como podemos observar a seguir:
- O Livro de Movimentação de Combustíveis deve ter um mínimo de 100 folhas, todas com numeração sequencial impressa e encadernada;
- O livro deve conter o termo de abertura e de fechamento, assinados pelo responsável legal, não havendo a necessidade de autenticar cada folha;
- O livro não pode conter qualquer rasura;
- O GNV – Gás Natural Veicular não precisa ser registrado no LMC;
- A diferença entre o volume de combustível nos tanques e o volume registrado no livro como estoque diário não deve ultrapassar a diferença de 0,6%;
- O campo de observações do LCM pode ser utilizado para registro de produtos retirados para reprocessamento;
- O biodiesel deve ser lançado como mistura de óleo diesel ou biodiesel.
Seguindo essas regras, o proprietário do posto de combustíveis terá as anotações feitas de forma correta, atendendo às exigências legais e evitando qualquer tipo de notificação ou autuação.
Atualmente, o Livro de Movimentação de Combustíveis pode ser transmitido através do SPED Fiscal, simplificando a vida da administração do posto de combustíveis e permitindo que, com as informações, a Receita Federal possa cruzar os dados e detectar qualquer tipo de inconsistência.
Assim, o Livro de Movimentação de Combustíveis deve ser conferido criteriosamente, conferência que pode ser feita em poucos segundos, todos os dias, através dos seguintes procedimentos:
- Conferência do estoque físico com o estoque contábil, feita em cada tanque de acordo com a análise de variações de perdas e sobras da ANP;
- Volume de combustível recebido com o armazenado, por data, tanque e tipo de produto;
- Conferência dos valores diários do estoque de fechamento, individualmente e em geral;
- Volume total das saídas e vendas realizadas por bomba de abastecimento;
- Estoque de abertura dos tanques com valores de leituras iniciais dos contadores, na abertura das bombas;
- Estoque de fechamento dos tanques com estoque de abertura na data subsequente;
- Volume diário de combustíveis declarados no Livro de Movimentação de Combustíveis com os documentos fiscais emitidos na mesma data.
Essa conferência pode ser feita através do arquivo do SPED Fiscal, clicando em Auditar. Dessa forma, o empresário poderá ter uma conferência prévia, sem correr o risco de precisar se retratar com a Receita Federal e sem precisar receber qualquer multa ou notificação indesejada.
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